Hồ sơ giao nộp được xử lý, bó gọn bằng cặp 3 dây hoặc túi khuy, kèm theo biên bản và danh mục chi tiết tong mỗi hồ sơ, nên việc giao nhận, xử lý hồ sơ rất thuận lợi, ít tốn kém thời gian và nhân lực.

Phòng Quản lý môi trường đã tiên phong gương mẫu thực hiện tốt công tác cập nhật xử lý giao nộp hồ sơ tài liệu chuyên môn về kho lưu trữ thường xuyên, tài liệu giao nộp đảm bảo số lượng và chất lượng theo quy định. Ngay từ đầu năm lãnh đạo và công chức phòng Quản lý môi trường đã chủ động phối kết hợp với bộ phận lưu trữ cung cấp thông tin, thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trường thống nhất về việc thu thập hồ sơ tài liệu lĩnh vực bảo vệ môi trường để đưa vào xử lý lưu trữ bảo quản, phục vụ khai thác, tra cứu, cung cấp thông tin, phục vụ nhiệm vụ chính trị chung của ngành Tài nguyên và Môi trường. Cụ thể: phòng đã giao nộp 22 đợt với tổng số 269 bộ hồ sơ, mỗi bộ hồ sơ giao nộp đều đươc lập danh mục chi tiết thành phần hồ sơ, kèm theo biên bản giao nộp riêng cho từng hồ sơ, nên rất thuận lợi cho việc tiếp nhận, xử lý, lập danh mục bảo quản hồ sơ tài liệu, phục vụ đắc lực trong công tác lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu lĩnh vực Quản lý môi trường nói riêng và thành quả giá trị quý giá đã đạt được của ngành tài nguyên và Môi trường nói chung,  góp phần trong công tác lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu phục vụ công tác chuyên môn ngành Tài nguyên Môi trường và nhiệm vụ chính trị chung của tỉnh Cao Bằng.

Hồ sơ tài liệu sau khi đã xử lý, phân loại, được bảo quản bằng hộp, chống ẩn, mốc và được xếp gọn trên các giá sắt chuyên dụng, việc phục vụ khai thác tra cứu hồ sơ tài liệu cũng được thực hiện nhanh gọn đáp ứng được mọi nhu cầu nhiêm vụ chuyên môn.

 Với vai trò trách nhiệm trong công tác chuyên môn, sự phối kết hợp chặt chẽ giữa phòng Quản lý môi trường và bộ phận Thông tin lưu trữ, Văn phòng Đăng ký đất đai đã thực hiện tốt công tác thu thập, giao nộp hồ sơ tài liệu năm 2024, và tiếp tục xây dựng Kế hoạch thu thập, giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ năm 2025, nhằm quản lý chặt chẽ, khoa học, có hệ thống, tránh hư hỏng, thất thoát hồ sơ tài liệu, phục vụ công tác khai thác hồ sơ tài liệu nhanh, gọn, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn ngành Tài nguyên và Môi trường, góp phần tham mưu đắc lực, thực hiện nhiệm vụ chính trị chung của tỉnh Cao Bằng.